SYNTHESE

La Cour des comptes a réalisé un audit de gestion de la fonction « assistance à la maîtrise d’ouvrage » (AMOA) des systèmes d’information au sein de l’Etat. L’AMOA assiste l’utilisateur final à exprimer les besoins métier au maître d’œuvre, qui s’occupe de la réalisation technique. L’AMOA collabore à l’élaboration de nouvelles procédures et a un rôle de lien (« interface ») entre les intervenants « techniques » et les intervenants « métiers ».

Fonction-clé dans la gestion des projets informatiques à l’Etat, les AMOA sont représentées dans tous les départements et disposent d’un effectif de plus de 200 personnes (équivalent temps plein, ETP) pour un coût de fonctionnement estimé par la Cour à 25 millions. Au moment de l’audit, 38 ETP des AMOA se consacraient à plus de 65 projets informatiques représentant plus de 170 millions de coûts externes.

CONSTATS

Au terme de cet audit transversal, plusieurs constats ont été relevés et peuvent être regroupés en deux
catégories :

1. Niveau organisationnel et méthodologique de la fonction AMOA :

• La fonction AMOA des projets informatiques au sein de l’Etat est éclatée entre plusieurs intervenants au sein de plusieurs services et unités. Les coûts de cette fonction ne sont pas identifiés ni suivis dans leur ensemble. En outre, aucune méthodologie de gestion de projet pour l’ensemble de l’Etat ne permet d’assurer une gestion et un suivi cohérents.
• Sur 24 projets d’envergure sélectionnés par la Cour et analysés sur le plan méthodologique, il apparaît que :

• • L’étude de faisabilité n’existe que dans 38% des cas et de ce fait les risques et les différentes alternatives ne sont pas formellement décrits. Il est dès lors difficile de savoir sur quelle base une solution a été choisie.
  • Le calcul de rentabilité n’est établi que dans 23% des cas. Ainsi, la rentabilité et les avantages quantitatifs et qualitatifs du projet ne sont pas décrits.
  • Les cahiers des charges précisant ce qui doit être développé par la maîtrise d’œuvre ne sont présents que dans 75% des cas.

• Il n’existe pas de vision globale formalisée actuelle et future des systèmes d’information ni de plan de convergence à l’Etat, l’autonomie laissée aux départements entraîne des redondances d’applications et des incohérences de nomenclatures.

• Les ressources des AMOA, en particulier les chefs/directeurs de projets, ne sont pas gérées globalement mais par département. La comparaison entre les besoins suscités par les projets et les compétences à disposition par département n’existe pas. Ainsi l’allocation actuelle des ressources est davantage le fruit du passé qu’une décision de gestion.

2. Niveau des projets de lois en matière informatique :

• Les projets de lois soumis au Grand Conseil sont très souvent imprécis et vagues, engendrant des risques opérationnels, financiers et de contrôle, les informations contenues dans l’exposé de motifs ne permettant pas d’instaurer un suivi budgétaire et un état d’avancement par rapport à l’objectif initial.

• Des projets complexes de plusieurs millions de francs et s’étalant sur plusieurs années sont soumis à votation sans étude préalable permettant d’en définir exactement l’étendue et la faisabilité. Or, selon l’art. 52 al. 2 de la Loi sur la gestion administrative et financière de l’Etat de
  Genève (LGAF), à l’article, « il ne peut être demandé l’ouverture d’un crédit que pour des
  travaux entièrement étudiés et dont l’exécution peut être entreprise immédiatement ».

• L’absence de suivi des coûts internes a permis de terminer des projets en dépassement avec des ressources internes qui n’étaient pas prévues par le projet de loi. Ces coûts restent sur le budget de fonctionnement au lieu d’être activés, ce qui entraîne des irrégularités comptables.

Parmi les projets sélectionnés par la Cour et totalisant 121 millions de crédits d’investissement, plus de la moitié ont commencé il y a plus de 3 ans. 16 projets présentent (ou présenteront lors de leur achèvement) un dépassement par rapport au projet de loi voté en termes de montants et/ou de délais.